Les directions administratives et financières des entreprises bénéficient indirectement depuis quelques années des outils du Big Data pour suivre et automatiser leur gestion financière. Ces outils ne sont plus dédiés aux grandes entreprises, les coûts pour bénéficier de logiciels performants avec des puissances de calculs largement suffisantes pour la gestion des données d’une entreprise deviennent dérisoires. Ajouter à cela le matériel informatique et les processeurs actuels des ordinateurs qui sont largement assez puissant pour gérer les volumes de données des plus grandes entreprises.
Microsoft office, la suite de logiciel la plus utilisée dans les entreprises depuis deux décennies !
Microsoft, avec la suite bureautique office et plus précisément le tableur EXCEL pour les calculs de données chiffrées ainsi que Powerpoint ou Word pour le traitement de texte et la présentation des données était déjà depuis ces deux dernières décennies le leader des outils bureautiques utilisés par les services administratifs et financiers des entreprises. Jusqu’aux années 2000, le principal reproche que l’on pouvait faire à l’encontre du tableur “Excel” concernait le manque de sécurité et de partage des informations. Victime également de l’une de ses plus grande force, sa flexibilité, qui permettait déjà à l’époque à chaque utilisateur de construire selon sa propre logique des classeurs de calculs complexes dans lesquels il devenait souvent impossible de s’y retrouver à moins d’en être le concepteur.
Tableur “Excel”, évolutions majeures du tableur “Excel” !
L’apparition de la fonctionnalité des tableaux croisés dynamiques dans les années 2000 avait déjà marqué une étape importante dans l’évolution du logiciel. En effet, cette fonctionnalité qui devient usuelle à partir de 2002 en France oriente l’utilisateur averti vers une gestion de ses données chiffrées sous forme de base de données. Plus d’erreurs possibles dans les sous totaux de tableaux croisés mêmes les plus volumineux. Prise en charge d’un volume de données beaucoup plus important avec une analyse sur plusieurs dimensions mais cependant un nombre de lignes et de colonnes encore limités. Jusqu’en 2010, le tableur Excel reste très utilisé par les contrôleurs de gestions, même s’ils restent attachés à l’utilisation du tableur pour l’élaboration de leurs présentations financières, les points faibles concernant le partage et la sécurité des informations pousse certains utilisateurs à s’orienter vers d’autres logiciels d’élaborations budgétaires beaucoup plus lourds et moins flexibles. En 2010, “Excel” reste le tableur le plus utilisé, les processeurs des ordinateurs vendus au grand public permettent de gérer des puissances de calculs de plus en plus importantes.
Tableur “Excel” la révolution des dernières éditions avec POWER QUERY et POWER PIVOT !
Les dernières éditions marquent une avancée sans précédent. Microsoft office accentue encore la gestion des informations sous forme de base de données avec l’apparition de Power Query un puissant requêteur de base de données jouant également le rôle d’un ETL pour la partie transformation des données. L’outil garde sa flexibilité mais permet dorénavant de se connecter directement aux bases de données des ERP métiers et des autres logiciels utilisées dans l’entreprise y compris d’autres fichiers “Excel”. Le requêteur, Power Query, permet d’attaquer simultanément plusieurs bases de données et de mettre en forme des formats complexes en automatisant la mise en forme sans avoir à écrire une ligne de code. Le langage DAX permet d’élaborer des formules (mesures) qui agrègent sans aucunes contraintes plusieurs centaines de colonnes et plusieurs millions de lignes de données. Même s’il s’agit d’un nouvel apprentissage dans l’écriture des formules, l’utilisateur devrait s’adapter et bénéficier d’une puissance de calcul dédiée au Big Data. Les tableaux croisés peuvent désormais être construit à partir des différentes requêtes basées sur plusieurs bases de données. Ceci permet de changer l’organisation des fichiers et d’enrichir considérablement l’expérience utilisateur. Pour un exemple d’utilisation inscrivez vous pour consultez ce cours gratuits ICI !
“Excel” devient un gestionnaire de bases de données !
Ceci est possible grâce à l’utilisation des tables relationnels qui permettent de construire un modèle de donné et gérer les connections entre les tables. “Excel” devient un véritable outil de gestion de bases de données doté d’une puissance de calcul sans aucunes limites dans un environnement classique d’entreprise. Il est désormais possible de s’affranchir des anciennes formules tels que les usuelles “rechercheV” ou “Sommeprod” qui permettaient de rapatrier des informations des différents classeurs dans une seule feuille de calcul pour les analyser avec un tableau croisé dynamique.
POWER Bi Desktop et POWER Bi Service.
Cerise sur le gâteau, Microsoft a également lancé Power BI Desktop et Power BI service, l’outil centralise le requêteur Power Query et les mêmes fonctionnalités que Power Pivot et la gestion des bases de données relationnelles. La gestion sous forme de bases de données relationnelles offre une réelle structure organisationnelle à l’utilisateur final. Le module additionnel, Power Bi Service est un outil collaboratif qui facilite le partage de la création et la diffusion des tableaux de bords. Tous ces outils sont accessibles aux prix des licences utilisateurs Microsoft Office, soit un prix dérisoire comparer aux coûts d’implémentations de certains outils d’élaborations budgétaires.
